Elke dag ben ik met ondernemers bezig. Uiteraard komen de cijfers dan vaak aan bod, lang niet altijd hoor. Want, een accountant is de zelf benoemde huispsycholoog van menig ondernemer, althans zo ervaar ik het. Een belangrijke rol, zo kom je te weten waar je ondernemer, je klant, 's nachts wakker van ligt, wat zijn zorgen zijn, wat zijn drijfveren zijn, wat zijn kwaliteiten zijn.
Echter, de cijfers zijn en blijven de basis. En dus moet die boekhouding op orde zijn. En dat is lastig en vooral niet leuk!
Je kunt het natuurlijk ook makkelijker maken en dat wordt het vanzelf leuk en nuttig! Diep van binnen weten we het allemaal. Het goed op orde houden van de administratie is essentieel om van je business een succesverhaal te maken. Negeren is geen optie en uitstellen zorgt uiteindelijk alleen maar voor meer werk. Echter, als je de boekhouding nét iets anders aanvliegt, gaat er een wereld aan kansen voor je open. Zie het maar zo: je moet het sowieso (laten) bijhouden. Reden te meer om er alles uit te halen wat erin zit. Als je dat kunt doen, dan is die boekhouding zo saai niet meer.
Een oplossing daarvoor is het automatiseren! Stop met het maken van je facturen in Excel of in Word. Gebruik een speciaal factuurprogramma daarvoor, of beter nog, maak je facturen in de software waarin je gehele administratie wordt verwerkt. Menig software is daar namelijk geschikt voor. Grote voordeel is natuurlijk dat de factuur meteen geboekt is, als debiteur openstaat en, als je het goed regelt, meteen het herinner- en maanproces wordt geautomatiseerd.
De kostenkant van je onderneming kun je ook automatiseren. Op dit moment worden er nog veel facturen gestuurd per post, steeds meer volgt er per mail. Lastig om dat te stroomlijnen en organiseren? Mee eens, maar het is op te lossen. Scan al je facturen en lees het in in speciale software. Deze herkent de facturen op basis van bijvoorbeeld het kvk nummer, leveranciersgegevens en soort kosten. De binnenkomende facturen per e-mail kun je (automatisch laten) doorsturen naar de software, die de factuur op dezelfde wijze verwerkt als de ingescande factuur. De voordelen zijn legio: centraal en online een database met al je facturen, niet langer de facturen handmatig hoeven inboeken wat de kans op fouten reduceert. En uiteraard win je er enorm veel tijd mee.
Ook de bankmutaties kun je automatiseren. De 3 grote banken hebben met de meeste boekhoudpakketten koppelingen ontwikkeld. Periodiek (mijn voorkeur is wekelijks) lees je de mutaties automatisch in. De software koppelt de mutaties aan de online gemaakte verkoopfacturen en de ingescande/gemailde inkoopfacturen.
Maandelijks zijn er nog wel wat zaken te organiseren: o.a. je kasboek verwerken en de loonmutaties verwerken (automatisch uiteraard).
En klaar is Kees? Nee, dat niet! Er is 1 belangrijke voorwaarde: alles staat of valt met Structuur en Discipline! Immers, scan je niet, leg je de boel op een stapel, scan je die kasbonnetjes niet meteen met je smartphone? Dan gaat het mis: geen input aan data is geen (betrouwbare) output! Een cliché wellicht, maar het is iets wat ik dagelijks tegenkom!
Hoezo boekhouden moeilijk en niet leuk?