Je voert succesvol debiteurenbeheer als de debiteurenpost ten opzichte van je omzet zo laag mogelijk is. Met andere woorden, als de facturen op tijd en in hun geheel worden betaald. Ofwel Cash is King!
Goed debiteurenbeheer begint natuurlijk in het bedrijf zelf. Wanneer je op de factuur hebt vermeld om binnen twee weken te betalen, dan kun je niet pas na een maand gaan kijken of er daadwerkelijk is betaald. Een optimale beheersing van de debiteurenpost is mogelijk door je administratie goed bij te houden: factureren in je boekhoudpakket en dagelijks je bankmutaties automatisch! importeren en openstaande posten afletteren. Een mogelijkheid is ook een kredietverzekering aan te houden of een extern bureau in te schakelen. Daarbij kun je denken aan een incassokantoor, maar bijvoorbeeld ook je eigen accountant. Hij weet als geen ander hoe het werkt!
Let wel: goed debiteurenbeheer begint al bij de acceptatie van een nieuwe klant.
Het eeuwige dilemma waar je tegen aan loopt, is het in stand houden van de zorgvuldig opgebouwde relatie. Een debiteur is in de eerste plaats een klant die voor omzet zorgt. Omzet die je niet graag ziet wegvallen. Aan de andere kant wil je dat je klanten op tijd betalen. Je zult je klanten dus aan moeten spreken op hun betalingsgedrag. Debiteurenbeheer is meer dan het achter de broek aan zitten van trage betalers.
Je moet vooral niet de angst hebben dat je je klant voor zijn kop stoot door te informeren naar een betaling. Zeker hier geldt: 'zachte heelmeesters maken stinkende wonden'. Een slecht betalende klant zal je steeds langer laten wachten op je geld, want zo gaan die dingen. Als je klanten vriendelijk doch beslist herinnert dat er nog een factuur openstaat, is dat een teken dat je je bedrijf strak geregeld hebt: het is een kwaliteitswaarmerk voor je bedrijf.
Structuur aanbrengen in het debiteurenbeheer begint bij het opmaken van de factuur. De factuur is het begin van de communicatie in debiteurenbeheer. Let daarbij op het volgende:
De meeste bedrijven hebben een debiteurenbeheercyclus van ongeveer 60 dagen: na 30 dagen volgt een herinnering; 14 dagen na de herinnering volgt de aanmaning. Bijzondere aandacht in de debiteurenbeheercyclus verdient de omgang met of het gebruik van de telefoon. Het is het, mits goed gebruikt, eerste en een succesvol instrument in het proces van debiteurenbeheer.
Als een klant niet binnen de betalingstermijn betaalt, begin je vanzelfsprekend met een betalingsherinnering. Je stuurt je debiteur een kort briefje, waarin je vraagt het verschuldigde factuurbedrag binnen 8 dagen te betalen. Betaalt je klant nog steeds niet, dan stuur je een aanmaning. Je gaat ook bellen. Als je belt vraag je, indien mogelijk, naar de crediteurenadministratie, niet naar je vaste contactpersoon. Alle contacten die je hebt houd je bij in een overzicht: brieven, telefoontjes, toezeggingen (om te betalen of terug te bellen). Heb je drie weken na het versturen van de eerste herinnering nog steeds geen betaling ontvangen, dan stuur je een sommatie met ingebrekestelling. Dit laatste moet je met vette letters in de kop van je brief plaatsen. Heeft zelfs de ingebrekestelling geen effect, dan niet twijfelen en de zaak ter incasso aanbieden bij een goede advocaat of incassobureau.
Het kan zijn dat je klant tijdelijk krap bij kas zit. Wanneer je klant zelf aangeeft dat hij graag wil betalen, maar over onvoldoende middelen beschikt, kun je hem een betalingsregeling voorstellen. Om te kijken of je klant van goede wil is, spreek je af, dat hij zijn eerste termijn per ommegaande voldoet. Je kunt gerust een dag voor het verstrijken van de eerstkomende betaling opbellen om je klant aan zijn verplichtingen te herinneren. Per slot van rekening verleent je hem een gunst. Je bevestigt de betalingsregeling schriftelijk aan je klant.
In een volgende blog ga ik verder in op de vraag of het verstandig is om je debiteurenbeheer uit te besteden of juist zelf te voeren.