Stel, je hebt een factuur die niet betaald wordt. Oninbaar dus. Vaak zie ik dat de btw teruggevraagd via een reguliere btw-aangifte, waarin onder de voorbelasting de btw is begrepen die betrekking heeft op de oninbare factuur. Of dat er een creditnota gemaakt wordt die niet verstuurd wordt.
Dat gaat uiteraard niet goed en is niet toegestaan.
De btw op oninbare vorderingen kan en mag niet via de reguliere btw-aangifte worden teruggevraagd. De inspecteur mag dan de teruggevraagde btw naheffen. De wettelijke regeling stelt het namelijk verplicht om de btw op oninbare vorderingen via een apart teruggaafverzoek te doen.
Je kunt de btw terugvragen zodra het zeker is dat je klant de factuur niet (geheel) zal betalen. Je stuurt dan een brief naar je belastingkantoor, binnen een maand na het tijdvak waarin duidelijk is dat je factuur niet meer betaald zal worden. Als het verzoek niet op tijd wordt ingediend, heb je pech en geen rechten van bezwaar en beroep meer.
Stuur met het verzoek gegevens mee waaruit blijkt dat de klant niet heeft betaald en niet zal betalen. In je brief noteer je in ieder geval de volgende gegevens:
Als deze gegevens op de factuur staan, kun je natuurlijk ook een kopie van de factuur meesturen.
Essentieel is dat je moet kunnen aantonen dat er niet betaald wordt, en ook niet zal worden. Alleen dan zal het verzoek om btw-teruggaaf worden gehonoreerd. Dus zorg dat je correspondentie meestuurt waar dat dan uit blijkt. Herinneringen, aanmaningen, e-mails etc.
Ook als een debiteur in staat van faillissement verkeert, kan je de belastingdienst verzoeken om btw-teruggaaf wegens oninbaarheid van een vordering. In zulke gevallen kan een brief van de curator in het faillissement van de debiteur als bewijsmateriaal dienen. Vaak wordt zo'n verzoek pas gehonoreerd als de slotuitdelingslijst van de curator wordt opgemaakt. En ja, dat kan wel even duren dus.
Natuurlijk kom je als ondernemer liever niet in de situatie dat je factuur niet betaald wordt. Een illusie. Vroeg of laat gebeurt het je. Je kunt er echter wel veel aan doen om vervelende situaties te voorkomen. Ik heb in een eerdere blog aandacht besteed aan goed en gezond debiteurenbeheer. Lees het hier!
Er is een speciale regeling die het wel toestaat om BTW via de reguliere btw-aangifte terug te vragen. Deze regeling geldt in bepaalde gevallen voor in creditnota’s begrepen btw, maar niet voor de btw op oninbare vorderingen. Alleen de al voldane btw die later wordt gecrediteerd wegens korting, prijsvermindering of het terugnemen van de goederen in ongebruikte staat, mag op grond van een goedkeuring wel rechtstreeks in mindering worden gebracht in de reguliere btw-aangifte. Zorg er daarom voor dat je de BTW tijdig op de juiste wijze terugvraagt.