Het is altijd een tijdrovende klus, al die bonnen en ingekomen facturen inboeken.
Hoe gaat dat immers bij veel ondernemers en bedrijven?
De facturen komen veelal per post komt binnen, wordt op een stapel gegooid, er wordt even gegromd en men gaat verder met de beslommeringen van de dag.
Af en toe, of soms wel frequent als er bijvoorbeeld een boekhouder zit, wordt de stapel facturen erbij gepakt en wordt het boekhoudpakket geopend. Via het inkoopboek wordt de crediteur opgezocht, de factuurdatum, bedrag en omschrijving worden ingevuld. De juiste grootboekrekening wordt gekozen en er moet goed worden opgelet of het juiste BTW bedrag is overgenomen. In het slechtste geval moet er nog een nieuwe crediteurenkaart aangemaakt worden. Allemaal handelingen die tijd kosten! En dus geld!
We zijn eens aan het rekenen geslagen. Normaal gesproken kost het een ervaren boekhouder gemiddeld 8 uur om 300 facturen met de hand in te boeken. Dat is dus 40 facturen per uur. Het gaat dan om een volledige boeking, dus onder andere inclusief gegevens van crediteuren, factuurnummer en een omschrijving in het grootboek.
Dat kan tegenwoordig veel sneller en slimmer. Hoe? Scannen die factuur, mailen en klaar! Je scant een factuur in met bijvoorbeeld je smartphone of tablet of liever met een goede scanner. Die wordt ingelezen door de software. Alle belangrijke informatie op de factuur die je normaal over zit te kloppen wordt 100% herkend. Vervolgens wordt er een voorgestelde boeking voor je klaargezet. Die hoef je alleen nog maar goed te keuren. Alleen de omschrijving in het grootboek moet je zelf doen.
Krijg je je facturen per e-mail binnen? Nog makkelijker: forward deze mail naar een vooraf ingesteld e-mail adres en klaar is Kees! 1 seconde en de factuur is geboekt!
Op deze manier verwerkt een ervaren boekhouder 300 facturen in 1 uur tijd! Reken uit je besparing!
De bankmutaties klop je al helemaal niet meer in. Vrijwel met ieder boekhoudpakket kun je de bankgegevens automatisch dagelijks laten importeren. De software maakt vervolgens de match met de ingevoerde facturen.
De betalingen kun je trouwens ook selecteren in je boekhoudpakket en automatisch uploaden naar je bank. Het enige wat er daarna nog nodig is, is je elektronische goedkeuring via je randomreader of telefooncode (TAN code).
Valt er dan helemaal niets meer te doen? Jazeker wel, controle en structuur en discipline blijft vereist. Er zijn altijd uitzonderingen te bedenken. Laat dat lekker aan je accountant over! Heeft hij ook wat te doen 😉